Integración colaborativa

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La integración colaborativa se posiciona en el mundo de la Mediación como una de las estrategias de mayor impacto que permite ofrecer una mayor productividad desde una doble vertiente: capacidad para generar más ingresos y simultáneamente una reducción de costes de los procesos de forma significativa.

Está claro que el objetivo del Corredor debe ser la reducción del trabajo repetitivo mediante la integración colaborativa de los procesos de la correduría.

Definición de Integración Colaborativa

Ravi Kalakota (uno de los mejores especialistas tecnológicos en Digitalización de procesos) define el concepto de Integración Colaborativa como una “metodología de trabajo estratégica orientada a optimizar los procesos de intercambio de información entre los diferentes actores que intervienen en el proceso empresarial -empleados, clientes y proveedores- incrementando así la cadena de valor de la empresa.  Son tecnologías que potencian la productividad y la compartición y explotación de la información reduciendo drásticamente los gastos estructurales”.

Evolución de la Integración Colaborativa

Hace menos de 20 años, la mayor parte de la información que gestionaban nuestras empresas estaba en formato papel. Los trabajadores de la oficina leían documentos en papel y escribían nuevos documentos en papel. Con la llegada de los PC’s mucha de esta información ha pasado del formato papel al formato digital. Hoy la información ya se crea digitalmente, se distribuye electrónicamente y solo se imprime en formato papel en casos especiales.

 

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Figura: Hemos conseguido digitalizar gran parte de nuestros procedimientos individuales gracias a la tecnología, no obstante, aún tenemos mucho trabajo que realizar, en especial cuando colaboramos con otras personas, y en especial cuando éstas son de otras empresas con procedimientos heterogéneos.

Los procesos básicos de trabajo no han cambiado sustancialmente en las ultimas décadas. Los empleados de las aseguradoras y de las corredurías tienen tareas y responsabilidades muy parecidas desde hace 20 años, pero el entorno en el que realizan su trabajo sí se ha transformado de forma muy significativa. En los últimos 20 años el uso de la Tecnología ha ido variando sustancialmente, lo que  ha permitido a los individuos ser mas efectivos por su especialización en determinados procesos o tareas.

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Figura: Evolución de los diferentes sistemas informáticos y de gestión desde una perspectiva de eficiencia y compartición entre actores internos y externos a la empresa. Internet irrumpe como medio protagonista e indiscutible de colaboración entre actores internos y externos, y representa una nueva era de desarrollo de aplicaciones, estrategias y plataformas colaborativas.

Como podemos apreciar en esta ilustración, a lo largo del tiempo, las empresas hemos ido variando nuestro foco de actuación y hemos ido soportándonos en diferentes tipologías de soluciones para ir diseñando y evolucionando una estrategia global de integración colaborativa entre empresas y con otros actores.

Inicialmente, el foco estuvo puesto en todos los procesos que afectaban a la calidad de trabajo coordinado entre los distintos actores interconectados con nuestra empresa, facilitando y fomentando sistemas de comunicación más ágiles. Una vez superada esta fase,  las tecnologías de la información se centraron en mejorar la coordinación logística, el abastecimiento de materias y  la planificación de los procesos productivos entre empresas mediante el desarrollo de soluciones y procesos MRP (Material Requeriment Planning). Posteriormente, en las décadas siguientes, seguimos evolucionando la tecnología pero ya poniendo el foco en cómo mejorar nuestros procesos colaborativos y relacionales mediante la reingeniería (BPR) y la mejora de la relación con nuestros clientes (CRM), hasta alcanzar entrar nuestra era actual donde el desarrollo de Internet ha sido clave para potenciar nuevos modelos de negocio, de relación y de interacción entre actores.

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Figura: Evolución de los diferentes entornos colaborativos y de integración de información y procesos.

Hoy todos disponemos de magnificas herramientas en nuestras mesas de trabajo desde las que  podemos acceder y procesar información. Hay mucha información procesada y la mayor parte de los trabajos individuales que hacemos sobre dicha información ya están transformados a procesos digitalizados. Podemos hablar de un cambio especialmente importante en la mecanización de los procesos internos, tanto individuales como colaborativos dentro de la propia empresa. Cada vez más el trabajo diario en nuestras empresas se basa en una continua rutina de tareas donde alternamos trabajo individual y trabajo colaborativo con otros trabajadores, pero cuidado, también con trabajadores de otras organizaciones.

Si analizamos los procesos de negocio en toda su extensión (la venta de una póliza, el cobro de un recibo, la tramitación de un siniestro,…), vemos que no son fenómenos que se procesen en el ámbito de un solo individuo o una sola empresa sino que implican a varias organizaciones, suceden entre varios individuos y empresas. Y comprobamos que seguimos dedicando casi el mismo tiempo a las tareas que requieren colaboración con esas otras empresas. Hacer mas efectivas estas tareas es mucho mas difícil que optimizar los rendimientos en procesos individuales o dentro de la propia organización.

La necesidad de la mejora constante, el impacto de una competencia cada vez mas global y la necesidad de crear siempre mas valor para el accionista nos obligan a hacer mas con menos. Pero los entornos colaborativos con otras organizaciones pueden ser más complejos de definir que el trabajo individual y esta complejidad en su definición hace más difícil la digitalización del propio proceso colaborativo.

La dificultad en digitalizar entornos colaborativos NO es debida a una falta de tecnología –la tecnologia ya nos lo permite casi todo. La dificultad está nuestra incapacidad de comprender como son de complejos y diversos estos entornos. Sólo mediante una correcta comprensión de los procesos podremos simplificarlos para después poder digitalizarlos.

El objetivo de nuestras organizaciones debe ser mover cada día mas y mas información en formatos puramente digitales, de forma que la información pueda permanecer mayoritariamente en formato digital (sin tener que pasar a formato analógico o a formato papel en demasiados casos), especialmente cuando la información pasa a través de distintos individuos. Y el resultado de esta transformación es menor coste, mejor calidad, mas velocidad y un entorno de trabajo mas homogéneo.

Debemos diseñar escenarios colaborativos altamente digitalizados, teniendo siempre presentes cuatro aspectos clave al analizar la digitalización de cualquier proceso: debe ser factible técnicamente,  debe ser viable, debe ser aceptado por el usuario (aquí la usabilidad de la solución debe facilitar un buen comportamiento por parte del usuario), y, por encima de todos ellos, debe existir un rápido retorno de la inversión.

Por tanto, para digitalizar escenarios colaborativos ineficientes precisamos previamente de una correcta comprensión y digitalización de los procesos de negocio que los componen. No es importante la tecnología, ni las infraestructuras ni tan solo el volumen de información que seamos capaces de generar; lo importante es comprender e integrar el máximo número de procesos. En palabras de Ravi Kalakota, “desde el punto de vista del cliente, no hay una solución única, sino veinte; el reto constituye unir estas veinte soluciones, integrarlas y formar una solución única”.

Una vez más, recordemos nuestra responsabilidad como directivos respecto a la adopción y puesta en marcha de nuevas estrategias y soluciones tecnológicas:

Los directivos / empresarios tenemos 3 papeles fundamentales en la implantación de las TIC:

1- Debemos ayudar a seleccionar las tecnologías adecuadas.

2- Debemos ocuparnos de asegurar su correcta adopción.

3- Debemos garantizar su adecuada explotación”

 Las inversiones en TIC comportan elevados retornos en términos de productividad,  siempre y cuando vayan acompañadas de los cambios organizacionales y culturales apropiados.”


Acerca del autor de este post:

Isidre Mensa, CEO de MPM Software


Isidre Mensa

CEO de MPM Software


Empresario informático que aporta una experiencia desde 1983 en la mecanización del sector asegurador y que ejerce como máximo responsable de MPM Software de la cual es socio-fundador desde 1990.

Un comentario en “Integración colaborativa

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